Xóa dấu vết My Recent Documents trong MS Office 2007

Sau khi mở tài liệu trên MS Word thông thường chương trình sẽ tự động lưu trữ những file đã mở gần đây nhất để bạn có thể mở lại nhanh chóng khi cần. Nhưng điều này sẽ khiến bạn lo lắng nếu tài liệu đó là tài liệu quan trọng bạn cần giấu kỹ. Với thủ thuật sau, bạn sẽ dễ dàng thực hiện xóa danh sách các tài liệu đã mở gần đây trong MS Office. (Bài viết được thực hiện trên Word, các ứng dụng Excel và Power Point bạn có thể tự thực hiện tương tự) Đối với bản tiếng Anh Đầu tiên, click chuột vào button Office và nhấn vào Word Options (More Commands...). Cửa sổ Word Option hiện ra, bạn chọn đến tab Advanced, kéo thanh trượt xuống dưới và tìm đến mục Display. Tại trường Show this number or Recent Documents bạn điều chỉnh về giá trị 0 (mặc định là 17). Với lựa chọn này nếu bạn muốn Office có thể tăng thêm số lượng danh sách lưu trữ những file đã mở trước đó được nhiều hơn nếu bạn thường xuyên thực hiện việc tìm file đã mở nhiều hơn con số 17 file. Xong click chuột vào nút OK là xong. Đối với bản tiếng Việt Cách thức thực hiện cũng hoàn toàn tương tự với bản tiếng Anh. Đầu tiên bạn click chuột vàobutton Office và nhấn vào Tùy chọn Word. Cửa sổ hiện ra bạn chọn đến tab Chuyên sâu, kéo thanh trượt xuống dưới và tìm đến mục Hiển thị. Tại trường Hiện số lượng hiển thị gần đâybạn điều chỉnh về giá trị 0. Xong click chuột vào nút OK là xong. Thủ thuật với registry Vào Run, gõ regedit để mở cửa sổ Registry Tìm đến đường dẫn: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Explorer Khi sử dụng, cần lưu ý rằng, nếu không có khóa Explorer bạn có thể tạo key mới với tên Explorer bằng cách nhấn chuột phải vào khóa Policies, chọn New > Key và điền tên Explorer vào đây. Trong khóa Explorer bạn click chuột phải vào vùng trống chọn New > DWORD Value, đặt tên cho khóa này là NoRecentDocsHistory và gán cho nó giá trị là 1. Xong đóng cửa sổ Registry Editor lại để hoàn tất.

Theo Tuổi trẻ

Mở khóa tài khoản Gmail bị “đóng”

Có thể có một ngày nào đó khi bạn đăng nhập vào tài khoản Gmail thì phát hiện account của mình đã bị khóa. Hãy thực hiện theo hướng dẫn sau để tìm lại chủ quyền của mình. Trong trường hợp bị khóa tài khoản Gmail, nhiều người đành phải “bó tay”, tạo một account khác. Điều này đôi khi gây rắc rối, ảnh hưởng đến công việc của những người thường xuyên sử dụng e-mail. Nếu đủ kiên nhẫn thì bạn phải chờ từ 1-24 tiếng để tài khoản được “trả lại”. Tuy nhiên, Google có cung cấp một đường link tại đây giúp người dùng mở những account Gmail đã bị khóa. Trang web cung cấp “chìa khóa” này có các trường (field) đển người dùng điền địa chỉ e-mail,password và ô captcha (ô để điền các ký tự, số hiển thị ở phía dưới). Trang web sẽ kiểm tra, nếu account bị khóa, nó sẽ tự động mở để trả lại chủ quyền cho chủ nhân. Nếu bạn muốn tìm hiểu lý do vì sao Google khóa account của mình thì hãy truy cập vào trangHelp của Google.

Theo Dân trí

10 thủ thuật bảo mật cơ sở dữ liệu Access

Cơ sở dữ liệu là kho chứa dữ liệu quan trọng cần được bảo vệ. Bạn có thể sử dụng những phần mềm bảo mật chuyên nghiệp để cơ sở dữ liệu, nhưng để có phần mềm đó chắc hẳn bạn sẽ phải trả một khoản phí không nhỏ. Ngược lại, bạn có thể sử dụng một số tính năng bảo mật của Access để bảo mật cơ sở dữ liệu ở một mức độ nhất định. Những thủ thuật dưới đây sẽ giúp bạn khai thác được một số tính năng bảo mật sẵn có của Microsoft Access. 1. Sử dụng macro AutoExec để kiểm tra và thiết lập lại cài đặt Sử dụng macro AutoExec để kiểm tra và thiết lập lại các tùy chọn bảo mật có thể bị thay đổi trong các phiên làm việc trước đó. AutoExec là một macro đặc biệt có thể thực hiện mở cơ sở dữ liệu. Để tạo một macro AutoExec, chỉ cần đặt tên cho một macro AutoExec mới. Ví dụ, macro Startup() (trong hình) có chức năng xác định người dùng, thực hiện kiểm tra và cài đặt các thuộc tính bảo mật trước khi người dùng truy cập. 2. Ẩn cửa sổ Database Những tùy chọn khởi động trong hình B cho phép bạn xác định các thuộc tính của cơ sỡ dữ liệu khi mở. Hai trong số những thuộc tính này giúp cơ sở bảo dữ liệu bảo mật hơn: Display Database Window: Hủy chọn tùy chọn này để ẩn cửa sổ Database khi ai đó mở cơ sở dữ liệu. Do đó người dùng sẽ không thể truy cập trực tiếp vào bất cứ đối tượng nào. Use Access Special Keys: Bỏ tùy chọn này để người dùng không thể sử dụng phím F11 làm hiện cửa sổ Database. Hai cài đặt này hỗ trợ cho nhau, vì nếu không bỏ chọn tùy chọn Use Access Special Keysngười dùng có thể ấn phím F11 để làm hiện cửa sổ Database. Để truy cập vào những tùy chọn Startup, vào menu Tools\ Startup. Trong Access 2007, click vào nút Office\ Access Options\ Current Database trong cửa sổ trái và bạn sẽ thấy những tùy chọn này trong Application Options. Access 2007 không có cửa sổ Database, nhưng bạn có thể làm ẩn Navigation Pane theo cách tương tự. Tùy chọn đó nằm trong Navigation, ngay bên dưới Application Options. Việc bỏ chọn tùy chọn Display Database sẽ hủy lệnh Startup. Người dùng có thể loại những tùy chọn này bằng cách giữ phím Shift trong khi mở sơ sở dữ liệu. Đây là thủ thuật nhắc nhở cho bạn nhưng sẽ rất nguy hiểm nếu người khác biết được. Ngoài ra người dùng có thể đưa nhiều đối tượng vào một cơ sở dữ liệu trống để tránh những cài đặt khởi động. 3. Chặn phím Shift Bạn có thể sử dụng chính giao diện để ẩn cửa sổ Database. Nhưng việc sử dụng phím Shift lại gây nguy hiểm cho cơ sở dữ liệu. Bạn có thể hủy bỏ việc sử dụng phím Shift bằng cách đổi giá trị của thuộc tính AllowBypassKey thành False khi đóng cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, bạn cũng có thể gọi đoạn mã sau từ một tác vụ đóng bất kì: Public Sub SetStartupOptions(propname As String, _ propdb As Variant, prop As Variant) 'Set passed startup property. Dim dbs As Object Dim prp As Object Set dbs = CurrentDb On Error Resume Next dbs.Properties(propname) = prop If Err.Number = 3270 Then Set prp = dbs.CreateProperty(propname, _ propdb, prop) dbs.Properties.Append prp End If Set dbs = Nothing Set prp = Nothing End Sub Khi gọi thủ tục, cần đảm bảo phải lựa chọn đúng tùy chọn khởi động. Ví dụ: Call SetStartupOptions("AllowBypassKey", dbBoolean, False) Sau khi cài đặt thuộc tính này cho tiến trình đóng, cơ sở dữ liệu sẽ vô hiệu hóa phím Shift. Ngoài ra bạn có thể cài đặt bất kì thuộc tính khởi động nào. Ví dụ làm ẩn cửa sổ Database: Call SetStartupOptions("StartupShowDBWindow", dbBoolean, False) Bạn có thể cài đặt những tùy chọn đóng và mở cơ sở dữ liệu với một ngoại lệ. Đó là thuộc tính AllowBypassKey phải được cài đặt khi đóng cơ sở dữ liệu, và bạn cần đặt tham chiếu tới thư viện Data Access Objects (DAO). Nếu không thủ tục này sẽ gây ra lỗi tham chiếu. Tuy nhiên, nếu ai đó biết sử dụng phím Shift cũng có thể biết cách khôi phục lại nó bằng cách thay đổi giá trị của AllowBypassKey thành True. Trong trường hợp này bạn sẽ phải áp dụng phương pháp bảo mật nhóm làm việc để chỉ cho phép admin truy cập vào thuộc tính này. 4. Chia cơ sở dữ liệu Việc bảo vệ một cơ sở dữ liệu nhỏ sẽ dễ dàng hơn rất nhiều so với cơ sở dữ liệu lớn với nhiều đối tượng dữ liệu và giao diện. Bạn có thể chia một cơ sở dữ liệu lớn thành hai cơ sở dữ liệu nhỏ, trong đó cơ sở dữ liệu thứ nhất chứa bảng và quan hệ (được gọi là backend), và cơ sở dữ liệu còn lại chứa các đối tượng giao diện (còn gọi là frontend). Hai cơ sở dữ liệu này giao tiếp thông qua các bảng đã được liên kết. Một điểm quan trọng là người dùng trongfrontend không thể thay đổi thiết kế bảng trong backend. (có nhiều cách để phân chia cở sở dữ liệu nhưng bài viết này chỉ hướng vào mục đích bảo mật). Để chia cơ sở dữ liệu, vào menu Tools\ Database Utilities\ Database Spliter sau đó làm theo hướng dẫn. Trong Access 2007, click Access Database trong nhóm Move Data của tabDatabase Tools. 5. Tránh sử dụng Compact On Close Những ai đã từng sử dụng Access có lẽ đều biết đến tác dụng của việc nén cơ sở dữ liệu tường xuyên. Quá trình nén sẽ tạo ra một bản sao của cơ sở dữ liệu, kiểm tra các đối tượng, xóa bỏ dữ liệu tạm thời và sắp xếp lại những phần vỡ trên ổ đĩa. Tóm lại, nén giúp cơ sở dữ liệu luôn ổn định. Tùy chọn Compact On Close, được tích hợp đầu tiên trong Access 2000, giúp nén cơ sở dữ liệu tự động khi kết thúc phiên làm việc. Không may, tiến trình này lại giữ lại cả những file không cần thiết. Nếu thấy những file tạm thời như db1.mdb, db2.mdb, … trong folder chứa cơ sở dữ liệu của bạn, chúng có thể là một sản phẩm phụ của tính năng nén. Những file thừa này có thể gây ra rắc rối cho bạn nếu ai đó vào folder cũng có thể truy cập cả vào những file tạm thời. Đó là một lỗ hổng bảo mật. Có 2 cách để bảo vệ cơ sở dữ liệu của bạn: Thường xuyên kiểm tra và xóa những file tạm. (Tuy nhiên đây không phải là biện pháp thiết thực và thậm chí không có hiệu quả). Không sử dụng tính năng Compact On Close. Thay vào đó nên nén cơ sở dữ liệu theo cách thủ công. Đây là cách tốt nhất để bảo vệ cơ sở dữ liệu khỏi lỗ hổng trên. 6. Ẩn các đối tượng Việc ẩn đi những đối tượng như bảng, truy vấn, form, … không phải là phương pháp bảo vệ hữu hiệu, vì nếu người dùng tìm thấy thì họ có thể thay đổi chúng. Tuy nhiên những đối tượng này sẽ được bảo mật hơn nếu người dùng không biết tới sự tồn tại của chúng. Việc ẩn các đối tượng chỉ đơn thuần giúp hạn chế lỗi gây mất dữ liệu mà không có tác dụng bảo mật. Để ẩn một đối tượng trong cửa sổ Database (hay Navigation), bạn chỉ cần phải chuột lên đối tượng, chọn Properties sau đó chọn tùy chọn Hidden Attribute. Tuy nhiên, những người dùng Access có thể làm hiện những đối tượng này bằng cách vào menu Tools\ Options, chọn tab View sau đó hủy chọn tùy chọn Hidden Objects trong mụcShow. Trong Access 2007, phải chuột vào thanh menu Navigation, chọn Navigation Options\ Show Hidden Objects\ OK. Như đã nói, việc ẩn các đối tượng không có tác dụng bảo mật. Nếu bạn sử dụng phương pháp này, cần nhớ rằng những module ẩn vẫn hiển thị trên Visual Basic Editor (VBE). Hơn nữa, chỉ nên ẩn những đối tượng quan trọng vì khi người dùng truy cập vào mà không thấy cửa sổ Database họ sẽ tìm kiếm nó. Bạn không thể nhập những đối tượng ẩn vào một cơ sở dữ liệu nếu quá trình nhập không phù hợp. Bạn có thể lập trình để ẩn đi một đối tượng bằng mã VBA sau: CurrentDb.TableDefs(tablename).Attributes = dbHiddenObject Từ phiên bản Office 2000 trở về trước, việc sử dụng mã để gán thuộc tính ẩn vào một bảng rất rắc rối vì Access coi bảng đó là bảng tạm thời. Và trong lần nén tiếp theo Access sẽ xóa bỏ nó cùng với dữ liệu. Vì vây tránh sử dụng phương pháp này khi làm việc với các phiên bản đó. 7. Chặn thông báo lỗi Khi xuất hiện lỗi trong mã, VBA hiển thị thông báo lỗi. Nếu người dùng nhận được thông báo đó và click vào nút Debug họ sẽ tiếp cận được với module chứa lỗi đó trong VBE. Trong trường hợp này người dùng có toàn quyền đối với đoạn mã. Thông thường, người dùng sẽ không biết xử lý và yêu cầu người lập trình giúp đỡ. Trái lại, cũng có tình huống người dùng xóa bỏ tất cả đoạn mã đó. Trong giai đoạn phát triển, khả năng truy cập nhanh vào mã giúp tiết kiệm thời gian. Nhưng khi quản lý cơ sở dữ liệu thì đó là một thảm họa. Tốt nhất, trong mỗi thủ tục nên bổ sung một số tính năng xử lý lỗi để chặn thông báo và loại bỏ nút Debug. 8. Đặt mật khẩu bảo vệ cơ sở dữ liệu Việc thiết lập mật khẩu cho cơ sở dữ liệu sẽ giới hạn quyền truy cập cho từng người dùng cụ thể cũng rất quan trọng mặc dù hiện nay có nhiều chương trình nhóm ba có thể phá bỏ mật khẩu của cơ sở dữ liệu. Để cài đặt mật khẩu bạn chỉ cần thực hiện các thao tác sau: Mở cơ sở dữ liệu theo chế độ Exclusive bằng cách chọn Open Exclusive trong hộp thoại Open. Vào menu Tools\ Security\ Set Database Password. Nhập mật khẩu vào hộp Password và Retype Password. Thực hiện xong click OK. Để gỡ bỏ mật khẩu thực hiện các bước sau: Mở cơ sở dữ liệu trong chế độ Exclusive. Vào menu Tools\ Security\ Unset Database Password. Nhập mậu khẩu. Click OK. Bạn cũng có thể đặt mật khẩu bảo vệ cho các module VBA: Từ menu Tools của VBE, chọn Project Properties. Chọn tiếp tab Protection. Chọn tùy chọn Lock Project For Viewing. Nhập mật khẩu (hai lần). Click OK. 9. Chuyển đổi định dạng sang “mde” hay “accde” Access bổ sung tính năng bảo mật dưới một định dạng file mde hoặc accde (trong Access 2007). Định dạng này là một phiên bản “chỉ thực hiện” của cơ sở dữ liệu, có nghĩa là người dùng không có quyền truy cập vào mã qua VBE và họ không thể thay đổi các đối tượng. Định dạng này chỉ bảo vệ được thiết kế mà không bảo vệ được dữ liệu của bạn. Vì vậy bạn cần copy file mdb/accdb gốc trước khi nâng cấp hay thay đổi. Tuy nhiên khi sử dụng bạn cần lưu ý: Chỉ sử dụng định dạng này với frontend. Không sử dụng để bảo mật cho backend hay một cơ sở dữ liệu độc lập. Còn nếu muốn thực hiện, bạn cần phải chuyển mọi dữ liệu sang một cơ sở dữ liệu mới mỗi khi nâng cấp frontend. Định dạng này cũng không bảo vệ bảng biểu, truy vấn, macro, quan hệ, thuộc tính cở dữ liệu và những tùy chọn khởi động. Để chuyển đổi một cơ sở dữ liệu frontend sang định dạng mde hay accde bạn thực hiện các thao tác sau: Trong Access XP (hay các phiên bản Access trước đó), vào menu Tools\ Database Utilities\ Make MDE File. Trong Access 2007, click vào Make ACCDE của Database Tools trong tab Database Tools. Trong hộp thoại kết quả, đặt tên cơ sở dữ liệu mới và chọn đường dẫn thư mục lưu sau đó click Save. 10. Đặt mật khẩu bảo vệ hệ thống Không phải lúc nào người dùng cũng làm việc trên máy tính, đôi khi họ phải đảm trách nhiều công việc khác. Những lúc đó máy tính của họ sẽ không được chú ý và rất có thể sẽ bị xâm nhập. Cách tốt nhất để tránh tình huống trên là đặt mật khẩu bảo vệ màn hình. Tiện ích bảo vệ màn hình sẽ tự động được kích hoạt khi máy tính nhàn rỗi. Người dùng sẽ phải nhập mật khẩu trước khi truy cập vào hệ thống. Trong Windows XP, bạn có thể đặt mật khẩu cho tiện ích bảo vệ màn hình theo cách sau: Vào menu Start\ Control Panel\ Display. Chọn tab ScreenSaver. Chọn kiểu ScreenSaver. Đặt thời gian ScreenSaver khởi chạy. Lựa chọn tùy chọn On Resume, Password Protection. Click OK.

Theo TechRepublic

6 cách chuyển đổi tập tin trình chiếu từ PowerPoint sang Flash

Có rất nhiều lợi ích khi chuyển đổi (convert) tập tin từ định dạng gốc của PowerPoint sang Flash, chẳng hạn dễ truy cập trên mạng, khả năng tương tích tốt hơn với nhiều ứng dụng khác, kích thước tập tin giảm, với âm thanh tích hợp sẵn sàng cho việc chia sẻ, email, trình chiếu trên mạng và đảm bảo an toàn dữ liệu. Sau đây là 6 cách chuyển đổi từ tập tin PPT sang SWF. 1. Chuyển đổi từ PowerPoint sang Flash với Wondershare Wondershare PowerPoint to Flash là một add-in dành cho PowerPoint có thể chuyển đổi định dạng ppt sang Flash với 1 cú nhấp chuột. Các bước thực hiện: 1. Tải Wondershare PowerPoint to Flash và cài trên máy. 2. Chạy chương trình, nhập tập tin ppt bạn muốn chuyển đổi. 3. Nhấp Publish để chuyển đổi sang Flash. Ưu điểm: Giữ nguyên các hiệu ứng động, siêu liên kết, các đối tượng đa phươg tiện sau khi chuyển đổi. Ngoài ra, kích thước tập tin giảm tới 90%. Tải Wondershare PowerPoint to Flash về tại đây. 2. Chuyển đổi từ PowerPoint sang Flash với OpenOffice 1. Chạy OpenOffice.org Impress. 2. Chọn File -> Open, mở tập tin PowerPoint muốn chuyển đổi sang flash. 3. Nhấp File -> Export. 4. Chọn Macromedia Flash (SWF) (.swf) trong hộp Filter. Nhấp OK. Điểm hạn chế: Ảnh động, hiệu ứng, các tập tin đa phương tiện sẽ biến mất sau khi chuyển đổi. Đây là giải pháp dành cho các tập tin trình chiếu có nội dung tĩnh. 3. Chuyển đổi từ PowerPoint sang Flash với Adobe Flash 1. Lưu tập tin PowerPoint thành dạng WMF. Mở Office -> Save As -> Other Formats, chọn Windows Metafile (*.WMF) tại menu sổ xuống các lựa chọn định dạng, nhấp Save. Sau đó nhấp nút Every Slide trên thông báo pop-up hiện ra. 2. Nhập tập tin WMF vào Flash. 3. Xuất tập tin FLA sang SWF. Xem chi tiết tại đây. Hạn chế: Quá phức tạp và các hiệu ứng sẽ biến mất sau khi chuyển đổi. 4. Chuyển đổi từ PowerPoint sang Flash qua các công cụ trực tuyến Zamzar là một ứng dụng web hỗ trợ chuyển đổi tập tin khá hữu dụng. Người dùng có thể nhập địa chỉ URL hoặc tải tập tin lên máy chủ, Zambar sẽ chuyển đổi sang những định sạng mong muốn. Bạn có thể tải tập tin ppt, sau đó chọn swf, nhập địa chỉ email. Sau khi Zamzar hoàn tất, bạn chỉ cần vào mail tải tập tin đã chuyển đổi theo địa chỉ URL được cung cấp. Hạn chế: Việc chuyển đổi đôi khi bị hỏng, dung lượng tập tin vừa phải và hầu hết các hiệu ứng đều biến mất. 5. Chuyển đổi từ PowerPoint sang Flash với các dịch vụ chia sẻ ppt  Slideshare.net, slideboom.com, authorstream.com là một số địa chỉ chia sẻ các tập tin ppt khá đông người dùng. Bạn có thể tải tập tin trình chiếu của mình tới trang các trang web này, sau đó nhà cung cấp dịch vụ sẽ tự động chuyển sang tập tin định dạng flash cho bạn và chia sẻ trên web. Hạn chế: Bạn không thể tải tập tin Flash về máy nếu không có các công cụ chuyên biệt và kĩ năng cần thiết. Tuy nhiên, đây là địa chỉ lí tưởng để chia sẻ ppt qua mạng. 6. Chuyển đổi tập tin từ PowerPoint sang Flash với công cụ ghi màn hình Tải và cài đặt Camtasia trên máy sau đó thực hiện các bước sau: 1. Lưu tập tin PPT thành PPS. 2. Đặt Camtasia để ghi toàn bộ màn hình khi trình chiếu 3. Chạy tập tin PowerPoint định dạng PPS và nhấp F9 để bắt đầu ghi. 4. Khi tới slide trống, nhấp F10 để Camtasia Recorder ngừng ghi. Bạn sẽ được nhắc lưu lại sau khi hoàn tất. 5. Lưu tập tin vừa ghi hình với định dạng SWF. Hạn chế: Có thể khiến bạn mất thời gian, nhất là khi tập tin có nhiều slide. Tất cả các phương án trên đều có thể áp dụng, tuỳ vào điều kiện và nhu cầu của người dùng. Tuy nhiên, xét tổng thể, có thể coi Wondershare PowerPoint to Flash hoặc cách ghi màn hình bằng Camtasia là những lựa chọn đáng giá hơn cả, khi chúng cho phép bảo lưu các hiệu ứng, âm thanh, video trên tập tin PPT gốc.

Sameshow

10 cách khôi phục tập tin Excel bị lỗi

Các tập tin bảng tính Excel, cũng như Word, một khi bị lỗi sẽ gây ra hàng loạt rắc rối cho người dùng văn phòng.

Bạn có thể tham khảo 10 cách khôi phục tập tin bảng tính dưới đây trước khi tính tới chuyện... ngồi khóc hay làm lại từ đầu.

1. Thử khôi phục bằng phương án thủ công 
Nếu tính năng tự động khôi phục lỗi của Excel tậm tịt, bạn có thể thực hiện công việc này bằng tay:

1. Mở tập tin từ menu File. Đối với Excel 2007, hãy click vào nút Office và chọn Open.

2. Sử dụng bảng điều khiển Look In, tìm và xác định workbook bị lỗi.

3. Từ danh sách sổ xuống của nút Open, chọn Open And Repair. 

4. Nếu đây là nỗ lực đầu tiên cố gắng khôi phục workbook, bạn hãy click vào Repair.

Nếu may mắn, Excel sẽ sửa chữa tập tin. Tuy nhiên, tính năng khôi phục tập tin không phải lúc nào cũng hiệu quả. Lúc này, bạn hãy chọn giải pháp thứ hai là khôi phục dữ liệu. Hãy nhấp vào Extract Data ở bước 4.

2. Nếu lỗi xảy ra khi tập tin bảng tính đang mở

Khi có lỗi xảy ra mà tập tin workbook vẫn đang mở, bạn nhất thiết không được lưu lại phiên làm việc hiện tại. Thay vào đó, bạn hãy trở ngược lại phiên bản lưu trữ trước đó. Bằng cách này, bạn sẽ tránh được lỗi xảy ra vừa rồi mà không mất dữ liệu, cho dù khả năng này là rất nhỏ.

Để trở lại phiên làm việc lần trước đã lưu lại, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

1. Chọn Open từ menu File menu. Đối với Excel 2007, click vào nút Office và chọn Open.

2. Sử dụng bảng điều khiển Look In để xác định tập tin bị lỗi.

3. Click vào Open.

Lúc này bạn sẽ mở lại workbook như cũ.

3. Tắt chế độ tính toán tự động

Nếu Excel không thể mở được tập tin bảng tính, hay kể cả lựa chọn Open And Repair cũng bó tay, bạn hãy đặt lại chế độ tính toán sang phương án xử lý thủ công và thử lại. Các bước thực hiện:

1. Mở một tập tin bảng tính mới với nội dung rỗng.

2. Từ menu Tools chọn Options và click vào tab Calculation. Trên Excel 2007, bạn hãy click vào nút Office, tiếp đến là Excel Options và chọn Formulas trên bảng điều khiển ở phía trái.

3. Trong phần cài đặt thông số cho Calculation (Calculation Options trên Excel 2007), chọnManual.

4. Click vào OK.

Lúc này, bạn hãy mở lại tập tin bị lỗi. Có thể Excel sẽ “bắt lỗi” và mở được tập tin trục trặc.

4. Sử dụng công cụ Microsoft Office Tools

Nếu Excel không thể mở được tập tin workbook lỗi, bạn hãy dành cơ hội cho Microsoft Office Tools:

1. Từ menu Start, chọn All Programs (trên Windows XP).

2. Chọn Microsoft Office.

3. Chọn Microsoft Office Tools.

4. Chọn Microsoft Office Application Recovery.

5. Chọn Microsoft Office Excel ở hộp thoại.

6. Nhấp vào Recover Application. Quá trình xử lý có thể mất một vài phút.

Công cụ khôi phục này sẽ tắt Excel và sau đó khởi động lại, hiển thị danh sách các tập tin bảng tính đã khôi phục được. Nếu may mắn, tập tin Excel quý giá của bạn sẽ nằm trong danh sách này. Chỉ cần mở ra và tiếp tục sử dụng!

5. Thử chuyển tập tin sang nơi khác  Đôi khi một tập tin bảng tính bị lỗi không hẳn do những nguyên nhân từ phần mềm hay sai lầm khi sử dụng của người dùng. Rất có thể nó đang tạm không truy cập được nữa, các hệ thống mạng và máy chủ thường vẫn đánh dấu chúng là những tập tin lỗi. Trong trường hợp gặp phải lỗi được xác định có nguyên nhân tương tự và Excel không thể sửa được, bạn hãy chuyển tập tin sang một thư mục, ổ đĩa hoặc máy chủ khác. 6. Hãy để OpenOffice “ra tay”  Một số người khẳng định cảm thấy hoàn toàn bất ngờ với kết quả mỹ mãn khi sử dụng bộ ứng dụng OpenOffice để sửa chữa tập tin lỗi của Excel. Đây là công cụ mã nguồn mở miễn phí lừng danh. Nếu không thể xử lý được tập tin bảng tính bị lỗi trên Excel, hãy dùng tới Calc của OpenOffice. Tất nhiên, việc này thường kỳ công và phức tạp hơn bạn tưởng. 7. Mở tập tin lỗi trên WordPad hoặc Word Nếu bạn không thể sửa được tập tin bảng tính bị lỗi, hãy thử mở bằng WordPad. Nếu thành công, WordPad sẽ chuyển đổi tất cả mọi thứ sang dạng văn bản. Tất nhiên, điều này không hẳn đã làm bạn hoàn toàn hài lòng ngoài niềm vui có thể lấy lại được dữ liệu. Phương án này sẽ không thể khôi phục được các định dạng font, bảng... Tuy nhiên, không giống như một số phương án khôi phục dữ liệu khác, WordPad sẽ giúp bạn phục hồi các macro. Hãy sử dụng lệnh tìm kiếm Sub và Function trên khối dữ liệu đã khôi phục được để tìm chúng. Bạn cũng có thể mở tập tin .xls bị lỗi trên Word, nhưng kết quả thường khá giới hạn. Với phương án này, bạn phải cài đặt công cụ chuyển đổi Microsoft Office Excel. Không như WordPad, Word không khôi phục được các macro. 8. Xử lý các cell bị lỗi để khôi phục dữ liệu  Đôi khi bạn có thể khôi phục dữ liệu bằng cách xử lý các cell trên tập tin lỗi. Bạn sẽ không thể lấy lại được định dạng, biểu đồ, macro... nhưng khôi phục được dữ liệu cũng đã là quá may rồi. Quy trình thực hiện như sau: 1. Mở một workbook mới, nhập vào cell A1 công thức sau đây để dẫn tới cell A1 trong tập tin lỗi: tên của tập tin lỗi!A1. (Bạn không cần phải thêm .xls). 2. Nhấp Enter. 3. Nếu tập tin lỗi không ở cùng thư mục, Excel sẽ hiển thị hộp thoại Update Values: tên của tập tin bị lỗi. Bạn hãy sử dụng bảng điều khiển Look In để xác định tập tin bị lỗi. Chọn tập tin này và click OK. 4. Nếu hộp thoại Select Sheet xuất hiện, bạn hãy chọn sheet phù hợp và click OK. Excel sẽ hiển thị giá trị cell A1 của tập tin lỗi. 5. Chọn cell A1 và kéo ngang qua các cột mà bạn cảm thấy cần để có thể khôi phục dữ liệu. Nếu Excel hiển thị hộp thoại Update Values - tên tập tin bị lỗi, bạn hãy chọn tập tin lỗi và clickOK. 6. Lặp lại bước 5, nhân bản hàng A theo số lượng hàng bạn cảm thấy đủ để khôi phục tập tin lỗi. 7. Chọn dữ liệu và nhấp Copy từ menu Edit. 8. Chọn Paste Special từ menu Edit, chọn Values. 9. Click OK. 9. Thử định dạng SYLK để khôi phục dữ liệu Chuyển sang định dạng khác là phương án xử lý khá hiệu quả khi Excel bị lỗi Microsoft khuyến cáo sử đụng định dạng SYLK để tránh khỏi bị lỗi khi dùng Excel, nhất là các lỗi liên quan đến máy in. Bạn có thể mở tập tin Excel bị lỗi bằng cách này: 1. Từ menu File, chọn Save As. Trên Excel 2007, click vào nút Office. 2. Từ bảng điều khiển Save As Type, chọn SYLK(Symbolic Link) (*.slk). 3. Đặt tên. Nếu tập tin lỗi có một sheet, việc này là không cần thiết. 4. Click vào Save. 5. Nếu tập tin workbook có nhiều sheet, Excel sẽ hỏi bạn có tiếp tục sử dụng định dạng không hỗ trợ nhiều sheet cùng lúc hay không. Click vào OK. 6. Nếu Excel cảnh báo bạn có thể workbook gồm một số định dạng không tương thích với SYLK, bạn hãy chọn Yes. Lưu ý là định dạng SYLK chỉ lưu lại những sheet đang sử dụng. Để khôi phục dữ liệu, bạn cần mở lại tập tin Excel và lưu lại từng sheet một. Đó là lý do vì sao ở bước 3 bạn cần đặt tên cho từng sheet trên workbook để tránh nhầm lẫn sau này. Sau khi đã lưu lại tất cả các sheet theo dạng mới, bạn hãy mở tập tin .slk và sửa thành .xls. Cẩn thận, không sử dụng tên của tập tin workbook bị lỗi. Nếu thành công, bạn có thể lưu lại được các giá trị từ công thức đã nhập nhưng các công thức thì không. 10. Khôi phục các macro Nếu có thể khôi phục dữ liệu nhưng vẫn bó tay trước các macro, bạn có thể lưu lại được chúng theo cách sau đây: 1. Mở Excel, đừng mở những workbook lỗi. 2. Đặt chế độ tính toán sang dạng thủ công (thủ thuật 3 ở trên). 3. Chọn Macro từ menu Tools, chọn Security và sau đó chọn High. Trên Excel 2007, hãy nhấp vào nút Office --> Excel Options, và chọn Trust Center phía trái bảng. Sau đó, click vào nút Trust Center Settings, chọn Macro Settings, sau đó chọn Disable All Macros Without Notification trên vùng cài đặt Macro Settings. Cuối cùng nhấp OK hai lần. 4. Mở tập tin bị lỗi. Nếu Excel mở được, bạn sẽ thấy một thông báo cho biết hiện macro đang được tắt. Nếu Excel tắt đi, phương pháp này coi như thất bại. 5. Nhấp tổ hợp [Alt]+[F11] để mở Visual Basic Editor (VBE). 6. Sử dụng Project Explorer (nhấp [Ctrl]+R), click chuột phải vào module và chọn Export File) 7. Nhập tên và thư mục của module. 8. Lặp lại bước 6 và 7 theo ước chừng của bạn, đủ để trích xuất tất cả các module. 9. Đóng VBE và thoát Excel. 10. Mở một workbook trống (hoặc workbook mới chứa dữ liệu mới khôi phục được) và nhập các module.

Techrepublic

10 bước tạo Form tính trong Word

Khi thực hiện các biểu thức toán học chúng ta thường chuyển sang sử dụng Excel, tuy nhiên Word cũng có thể xử lý các biểu thức cấp thấp. 

Tiến trình này không nhất thiết phải trực quan, tuy nhiên, sẽ rất đơn giản khi chúng ta biết được phương pháp sử dụng những công cụ phù hợp. Nếu chúng ta lưu trữ các giá trị và công thức trên trường của một Form trong Word thì Word có thể áp dụng một kiểu dữ liệu cho dữ liệu đó thay vì coi mọi dữ liệu dưới dạng văn bản thông thường. Các trường của Form có thể lưu trữ các hàm và công thức tĩnh. Khi Bookmark trường của Form này chúng ta sẽ có thể nhập tên cho Bookmark trong công thức, quan trong hơn, có thể sư dụng chúng như các biến. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ tạo một Form Sales thực hiện tính toán tổng số, tuy nhiên, các bước thực hiện cũng tương tự khi tạo một Form thực hiện tác vụ khác, chỉ có những giá trị và công thức là khác nhau.

Bước 1: Xác định nhu cầu

Bước đầu tiên trong quá trình tạo Form tính là xác định các giá trị cần lưu trữ và phương pháp Forrm này xác định những giá trị đó theo phương pháp toán học. Giả sử chúng ta muốn tạo một tài liệu Word để tính toán tổng giá mua của một mặt hàng cụ thể, trong trường hợp này, có thể những thông tin sau sẽ được sử dụng:

• Price (Giá thành sản phẩm).
   
• Quantity (Số lượng mua).
   
• Tax (Thuế áp dụng nếu có).

Những thông tin này sẽ khác biệt trong từng tác vụ, tuy nhiên, trước khi bắt tay vào thực hiện, cần xác định những giá trị tĩnh mà Form này cần để lưu trữ và tính toán.

Bước 2: Bổ sung phép tính

Đề cập tới những giá trị tĩnh trong các công thức (bước 1), chúng ta có thể tính toán các thông tin bổ sung. Trước khi bắt đầu nhập các toán tử và toán hạng, chúng ta nên xác định các công thức tính toán sẽ sử dụng. Trong ví dụ Form Sales này, chúng ta có thể muốn tính một Subtotal (tổng số phụ) - kết quả của phép nhân Price với Quantity. Mục đích của chúng ta là lấy Grand Total (tổng số) – Subtotal cộng với Tax nếu có. Hai công thức này như sau:

Subtotal: =Price * Quantity

Grand Total: =Subtotal * Tax + Subtotal 

Bước 3: Thiết kế Form
Khi đã liệ kê mọi giá trị và công thức tĩnh, chúng ta đã có thể bắt đầu thiết kế Form. Bảng không phải là công cụ tiên quyết để bổ sung các trường tính, tuy nhiên chúng ta sử dụng bảng bởi vì chúng giúp quản lý dữ liệu. Ví dụ, hình 1 minh họa bảng sẽ lưu trữ và hiển thị giá trị cho Item Sales Form theo hàng.

 

Hình 1: Sử dụng bảng để lấy và quản lý giá trị.

Để tạo bảng, vào menu Table | Insert | Table. Trong hộp thoại Insert Table, chỉ định số cột là2 và số dòng là 5 rồi nhấn OK. Sau đó, nhập tiêu đề phù hợp trong cột trái.
 

Bước 4: Hiển thị thanh công cụ Form.

Khi bảng đã được tạo, đã đến lúc nhập các trường biểu mẫu để có thể nhập dữ liệu từ một vị trí cụ thể. Trong ví dụ này, chúng ta cần sử dụng một số trường để lưu trữ ba giá trị tĩnh và hai công thức. Các trường biểu mẫu cung cấp một kiểu dữ liệu and sử dụng công thức liên quan tới những giá trị này, như sử dụng một biến.

Các trường biểu mẫu không xuất hiện trong menu hay thanh công cụ chuẩn. Chúng ta cần sử dụng thanh công cụ Forms (hình B), gọi thanh công cụ này bằng cách phải chuột lên bất kỳ menu hay thanh công cụ nào rồi chọn Forms. Sử dụng nút Text From Field trên thanh công cụ này để chèn các trường biểu mẫu vào bảng.

 

Hình 2: Gọi thanh công cụ Forms.

Bước 5: Chèn một trường biểu mẫu văn bản

Một trường biểu mẫ văn bản sẽ lưu trữ một vài kiểu dữ liệu, gồm: Text (văn bản), Numbers (dữ liệu số), Symbols (biểu tương) và Dates (ngày tháng). Có một chút khác biệt khi lưu trữ dữ liệu dạng số và ngày tháng dưới dạng văn bản, tuy nhiên chúng ta không cần lưu ý tới điều này. Kiểu trường biểu mẫu này không bị giới hạn chỉ lưu trữ dữ liệu dưới dạng văn bản.

Để chèn một trường biểu mẫu nhằm lưu trữ trị giá sản phẩm, chúng ta sẽ cần sử dụng một kiểu dữ liệu Number, chèn như sau:

1. Nhấn tổ hợp phím Alt+F9 để hiển thị mã trường. Các trường biểu mẫu rất dễ xử lý nếu có thể xem mã trường thực tại trong khi thiết kế Form.

2. Đặt vị trí của con trỏ trong ô đầu tiên của cột 2.

3. Nhấn nút Text Form Field trên thanh công cụ Forms.

4. Phải chuột lên trường biểu mẫu vừa chèn chọn Properties từ menu ngữ cảnh.

5. Lựa chọn Number từ danh sách thả xuống Type field.

6. Trong danh sách Format Number, lựa chọn cài đặt tiền tệ là $#,##0.00;($#,##0.00).

7. Trong trường Bookmark, nhập Price như trong hình 3 (chúng ta sẽ tham chiếu những Bookmark này trong các công thức nhập trong các bước tiếp theo).

8. Nhấn OK.

 

Hình 3: Nhập Price vào trường Bookmark.

Bước 6: Chèn các trường biểu mẫu văn bản chi những giá trị tĩnh còn lại Chúng ta vẫn còn hai giá trị tĩnh khác là Quantity và Tax. Dựa vào bảng 1 và thực hiện lại tiến trình trong bước 5, nhập thêm hai trường biểu mẫu văn bản. Bảng 1 Type Format Bookmark Calculate On Exit Number 0 Quantity Check Number 0% Tax CHeck Cần lựa chọn cài đặt Calculate On Exit cho cả hai trường biểu mẫu tĩnh này. Khi đó Word sẽ buộc phải tính toàn các công thức trong Form (dù vẫn chưa được nhập) khi chúng ta nhấn phím Tab để dời trường biểu mẫu này. Form có ba trường biểu mẫu được minh họa trong hình 4.   Hình 4: Ba trường biểu mẫu của Form tính. Bước 7: Chèn một trường biểu mẫu tính toán cho Tổng phụ Ba trường biểu mẫu này sẽ lưu trữ những giá trị tĩnh, gồm: Giá thành sản phẩm, Số lượng bán và Thuế (nếu có). Sau đây chúng ta sẽ bổ sung một trường biểu mẫu tính toán thực hiện tính tổng chi phí. Bổ sung trường biểu mẫu tính tổng phụ như sau: 1. Đặt con trỏ vào hàng thứ 4 trong cột 2. 2. Click nút Text Form Field trên thanh công cụ Forms. 3. Phải chuột lên trường biểu mẫu mới và chọn Properties. 4. Trong danh sách Type field thả xuống, chọn Calculation. 5. Trong trường Expression, nhập Price * Quantity (Không được xóa kí hiệu = mà Word cung cấp). 6. Từ danh sách Format Number, lựa chọn tùy chọn tiền tệ $#,##0.00;($#,##0.00). 7. Nhập Tổng số phụ vào trường Bookmark rồi nhấn OK.   Hình 5: Trường Expression lưu trữ các công thức đơn giản. Hình 6 hiển thị trường tính đầu tiên của Form. Mã này bao gồm công thức, liên quan tới hai trong số giá trị tĩnh, được ghi nhớ là Price và Quantity.   Hình 6: Một trường biểu mẫu tính toán bao gồm công thức của trường này. Bước 8: Chèn một trường biểu mẫu tính toán cho tổng số thực. Giờ đây chúng ta đã sẵn sàng tạo một trường biểu mẫu sẽ tính toán tổng số thực. Trường biểu mẫu này sẽ phức tạp hơn đôi chút do phải tính toán thêm thuế và bổ sung nó vào tổng phụ. Để tạo trường tính này, thực hiện các thao tác sau: 1. Đặt con trỏ vào hàng cuối cùng của cột thứ 2. 2. Click vào nút Text Form Field trên thanh công cụ Forms. 3. Phải chuột lên trường biểu mẫu này rồi chọn Properties. 4. Từ danh sách Type field thả xuống, chọn Calculation. 5. Trong trường Expression, nhập Subtotal + (Subtotal * Tax). 6. Trong danh sách Format Number, lựa chọn định dạng tiền tệ là $#,##0.00;($#,##0.00). 7. Nhập GrandTotal trong trường Bookmark rồi nhấn OK. Giờ đây chúng ta đã hoàn thành chèn 5 trường biểu mẫu.   Hình 7: Form với 5 trường biểu mẫu (Ba trường lưu trữ giá trị tĩnh và hai trường lưu trữ công thức tính toán giá trị tĩnh). Bước 9: Bảo vệ tài liệu Trước khi sử dụng tài liệu này chúng ta cần bảo vệ nó để người dùng không thể thay đổi các trường biểu mẫu vừa tạo. Click vào Protect Form trên thanh công cụ Forms (biểu tượng móc khóa). Bước 10: Sử dụng Form Khi Form đã được bảo vệ thì chúng ta có thể sử dụng. Chỉ cần nhập giá trị vào và các trường biểu mẫu tính sẽ được cập nhật. Thực hiện các thao tác sau: 1. Đặt con trỏ vào trường biểu mẫu đầu tiên (Price) rồi nhập một giá trị, ví dụ nhập 3. 2. Nhập một giá trị vào trường Quantity. Ví dụ nhập 2. 3. Trong trường Tax, Word sẽ tính toán hai trường biểu mẫu như trong hình 8. Khi đó, sẽ không có thuế được thông kê. 4. Nhập một giá trị thuế vào trường Tax. Ví dụ nhập .06 rồi nhấn Tab. Khi đó Grand Total sẽ bao gồm cả giá trị thuế.   Hình 8: Form thực hiện tính toán hai trường biểu mẫu.   Hình 9: Hai công thức tính toán đã có mọi dữ liệu chúng cần trả về những tổng khác nhau.

Theo TechRepublic